1. El riesgo de las cuentas personales y gratuitas. El uso de cuentas de consumo o gratuitas para finalidades profesionales presenta riesgos significativos en el ámbito de la protección de datos y la seguridad jurídica, por los siguientes motivos:

• Falta de contrato específico: Estos servicios se rigen por condiciones generales y políticas de privacidad genéricas de Google, sin cláusulas adaptadas a las necesidades profesionales.
• Falta de Privacidad: Las versiones gratuitas o de consumo no garantizan el secreto profesional, dado que las plataformas a menudo se reservan el derecho de analizar, indexar o procesar los contenidos y datos introducidos para finalidades de perfilado, publicidad o entrenamiento de algoritmos, vulnerando la confidencialidad cliente-abogado.
• Falta de contrato específico: Estos servicios se rigen por condiciones generales y políticas de privacidad genéricas de Google, sin cláusulas adaptadas a las necesidades profesionales.
• Jurisdicción incierta: A menudo no ofrecen el framework adecuado con el marco jurídico europeo, ya que pueden estar gestionados por entidades del grupo situadas fuera de la Unión Europea.
• Menor control: No disponen de una administración centralizada, lo que dificulta la gobernanza de la información sensible del despacho.

2. Medidas i garantías de la cuenta @icab.cat. A diferencia de las anteriores, las cuentas bajo el dominio @icab.cat están diseñadas para cumplir con los estándares más exigentes:

• Marco contractual robusto: El servicio se apoya en una Data Processing Amendment (DPA) específica, que articula las obligaciones de Google como encargado del tratamiento de datos, incluyendo medidas de seguridad y garantías para transferencias internacionales.
• Jurisdicción europea: El acuerdo está suscrito con Google Ireland Limited, reforzando la protección de la información dentro del marco jurídico de la Unión Europea.
• Certificaciones de seguridad de alto nivel: El entorno Workspace del ICAB cuenta con la certificación de nivel alto del Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Además, dispone de auditorías internacionales ISO/IEC 27001, 27017, 27018 y 27701, que garantizan una gestión óptima de la privacidad.
• Cumplimiento del RGPD: Los servicios tienen una adhesión verificada al EU Cloud Code of Conduct (nivel 2), lo que acredita ante terceros que las políticas de protección de datos están plenamente alineadas con el Reglamento General de Protección de Datos.

3. Tratamiento de Datos Personales en el marco de la actividad profesional

• El tratamiento de Datos Personales en el marco de la actividad profesional de la abogacía está emparado en la ejecución del contrato entre el profesional y el cliente (Artículo 6.1.b RGPD) o, en su caso, en el interés legítimo de mantener relaciones profesionales respecto al tratamiento de datos de contacto, de empresarios individuales y profesionales liberales (Artículo 6.1.f. RGPD).
• Así mismo, cabe apuntar que, en atención al artículo 10 LOPDGDD, el tratamiento de datos referidos a condenas e infracciones penales, así como a procedimientos y medidas cautelares de seguridad conexas, solo sean posibles cuando sean llevados a cabo por abogados y procuradores y tengan por objeto recoger la información facilitada por sus clientes para el ejercicio de sus funciones.

En conclusión: El uso de las herramientas digitales en nuestra profesión requiere la máxima diligencia. No se debe utilizar nunca una cuenta de e-mail e IA gratuito para las tareas profesionales, ya que supone un riesgo crítico para la confidencialidad de la información de vuestros clientes. Para cualquier gestión o tratamiento de datos, es indispensable utilizar la cuenta @icab.cat o bien un servicio licenciado en que se garantice de forma contractual el cumplimiento de todas las obligaciones de seguridad de la información, la LOPDGDD y el RGPD.

Os recordamos la conveniencia de migrar vuestra actividad profesional en este entorno protegido, para minimizar riesgos legales y de seguridad.  

Comité de Protección de Datos ICAB